Behovet av en förmåga att ständigt förnya sig och hantera förändringar har verkligen ställts på sin spets sedan i våras! För att klara det krävs en innovativ kultur, ledningens absoluta engagemang och innovationsledare som ansvarar för att driva och utveckla arbetssätten.
Det finns en stor efterfrågan på goda exempel på hur man kan komma igång med ett systematiskt innovationsarbete och visa det konkret och utifrån de unika förutsättningarna i varje verksamhet.. Vi avser att dela med oss av några olika kund-case och först ut är Returpack, mer känt för sin produkt Pantamera. Här beskriver vi hur man har tagit de första stegen i att implementera ett systematiskt innovationsarbete. Hoppas det kan inspirera!
Systematiskt innovationsarbete på Returpack – aktiviteter för att starta upp.
Returpack bestämde sig 2019 för att undersöka hur de skulle kunna säkra en förmåga till ständig förnyelse i företaget och göra det på ett mer systematiskt sätt än tidigare. Man ville också att alla medarbetare skulle kunna bidra i arbetet. Den då nya ISO standard i Innovation Management gav också en bra ledstång för arbetet. Crearum kom i kontakt med företaget som processledare i en idéutvecklingsaktivitet, arbetssättet uppskattades i verksamheten och man blev nyfiken på att lära sig mer.
Sex personer varav fem verksamhetsutvecklare/projektledare och en person i ledningsgruppen deltog i Crearums kunskapsnätverk för innovationsledare – Trampolin. Här träffas man under sex halvdagar i en blandad grupp och lär sig de olika aspekterna av innovationsledning i en blandning av teori, övningar och nätverkande. På så sätt fick gruppen en grundförståelse för vad ett innovationsledningssystem byggs upp av och vad det innebär att jobba med systematiska arbetssätt kring detta. De blev en grupp som helt enkelt tog på sig innovationsledartröjorna.
I Trampolinprogrammet ingår att aktivt arbeta med centrala knäckfrågor och konkretisera dessa utifrån den egna verksamheten. Här höll man också ledningsgruppen informerad under hela perioden. Som avrundning och uppsummering gjordes en GAP analys, baserad på ISO-standarden, vilket ledde till ett en handlingsplan med aktiviteter såsom att konkretisera definitioner och ambitionsnivå utkast till innovationsstrategi, förslag hur arbetet skulle organiseras. Denna presenterades för ledningsgruppen, några justeringar tillkom och därefter fattades beslut om första versionen av Returpacks innovationsstrategi. Detta följdes upp med en grundutbildning i innovationsledning för hela ledningsgruppen och alla ledare, där även den beslutade innovationsstrategin presenterades och diskuterades.
Parallellt med det strategiska arbetet gick elva personer en grundutbildning Idédiamanten®. En metodik för att hålla kreativa problemlösarworkshops och ett sätt att enkelt komma igång och testa nya innovativa arbetssätt i befintliga projekt och vid nya projektstarter. På detta sätt fick man in innovationsarbetet i vardagen. Här stöttade Crearum med coaching och co-driving för att träna upp metoderna – det är inte alltid lätt att förändra arbetssätt i den egna organisationen och det gäller att både känna sig trygg, ha modet att testa. Arbetssättet mottogs positivt och en framgångsfaktor var att Returpacks innovationsledare var tydliga med att träning, test och förbättring var viktigare än konkreta resultat i detta skede.
Här har man alltså börjat med att bygga sin kompetens och att träna och lägga grunden för fortsatt arbete. Man har tillåtit sig att vara nyfikna, lära sig och ta till sig de teorier och tankar som fungerar för verksamheten. Man har gjort det till sitt och haft avsatta resurser.
Högsta ledningen har delegerat arbetet men också varit involverade längs vägen och fattat nödvändiga beslut. Alla chefer har fått information och grundutbildning och på operativ nivå har nya arbetssätt testats. Därefter har alla medarbetare fått en introduktion i innovationsledning genom att prova på konkreta arbetssätt på en medarbetardag. Det blev inte vilken medarbetardag som helst! En medarbetardag som visar på hur viktig kulturen är för att våga tänka i nya banor! Den vill vi gärna beskriva i följande avsnitt.
En galet bra medarbetardag! – test och prototyping av arbetssätt, lärande av misstag, och goda idéer kring ”riktiga” frågeställningar och utmaningar i verksamheten
Efter många diskussioner togs beslut om att det var viktigt att genomföra planerad medarbetaredag och utifrån de Coronarestriktioner som fanns. En dag med fokus på att utveckla innovationsförmågan kändes helt rätt i dessa tider och också ett sätt att stärka upp medarbetare och samlas kring konsten att tänka nytt när omvärlden är så extremt föränderlig.
Innovationsledarna på Returpack gjorde med stöd från Crearum ett upplägg där alla 70 medarbetare var med, varav 45 personer var med fysiskt på konferensen, 20 kvar på kontoret i Norrköping och 5 arbetade hemifrån och deltog digitalt. Ledningen inledde med varför innovationsarbetet är så viktigt på Returpack, vad som menas med de olika begreppen, om verksamhetens ambitionsnivå och hur man tänkt kring kompetensutveckling och organisering för att få ett effektivt maskineri för att möjliggöra snabb förnyelse kring rätt områden och samtidigt ha väldigt roligt!
Därefter höll vi på Crearum ett kort kunskapsseminarium om systematiskt innovationsarbete för att ge en gemensam förståelse av viktiga begrepp, förutsättningar och strukturer. Vi kopplade teori till Returpacks egna arbete och visade hur innovativa arbetssätt kan vara en hjälp i vardagen.
Nu var det dags för workshop i denna komplexa situation med deltagare på plats fysiskt och på olika ställen on-line. Här kommer det riktigt innovativa in! Alla interna innovationsledare tillsammans med Crearum höll fyra olika workshops med tre grupper i varje WS och medarbetare på plats, med grupper och enskilda medarbetare digitalt. Samtliga medarbetare fick prova på innovationsmetoder för kreativ problemlösning på frågeställningar som var aktuella för verksamheten! Här krävdes mod och högt till tak för att våga prova nya arbetssätt – både för Returpacks innovationsledare som testade för första gången och för alla medarbetare som ”utsattes för” övningarna.
Hur gick det?
Hur det gick? Lite dikeskörningar, lite svårt, många skratt, fantastiska diskussioner, en mängd användbara idéer och trötta hjärnor. Men summa summarum blev det ett väldigt bra genomförande på ett minst sagt nytt sätt!!
Nästa steg
Returpacks innovationsledare håller även framöver ihop arbetet, träffas regelbundet och har direkt efter medarbetardagen erbjudit sig att vara processtöd för verksamheten och hjälpa till att hålla i kreativa problemlösarmöten och lära ut metodik när så önskas.
En av innovationsledarna har ansvar för den taktiska nivån, alltså att processer och metoder fungerar, följs upp och förbättras.
I ledningsgruppen har man delat upp ansvaret för innovationsarbetet och skiljer på själva ledningssystemet och på den innovativa kulturen, medarbetarskapet och kompetensutvecklingen.
Nu ska innovationsprocessen och innovativa arbetssätt, roller och ansvar ”sätta sig” och man jobbar vidare med hur innovationsinitiativ ska prioriteras och följas upp. Dessutom planerar man för att sjösätta ett virtuellt innovationslabb.
Allt detta kan tyckas mycket, men när människor som är engagerade och tycker det är kul, får använda sin egen kreativitet mot en tydlig riktning sker det mycket på kort tid!
Tack alla Returpackare! Detta är riktigt, riktigt bra, och tillsammans tar ni bra kliv framåt i att öka medvetenheten kring vikten av innovationsförmåga och hur man kan börja enkelt och där det behövs. Med ett fortsatt arbete i samma riktning är ni väl rustade för alla utmaningar som står runt hörnet!
